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SUISA-Mitgliederservices: ein Blick zurück, ein Blick nach vorne

Schneller zum Geld durch Quartalsabrechnungen, einfachere Datenerfassung per Online-Werkanmeldung, digitaler Zugang auf Abrechnungen mit «Mein Konto», mehr Effizienz durch Online-Formulare … Kommen als Nächstes die Abrechnungen in «real time»? Wird in Zukunft auf den Papierversand verzichtet? Von Irène Philipp Ziebold, Direktorin

SUISA-Mitgliederservices: ein Blick zurück, ein Blick nach vorne

Aus dem Proberaumkeller mit dem Tablet bei der SUISA ein Werk anmelden oder die elektronische Abrechnung anschauen? Dank dem Webportal «Mein Konto» ist das möglich. (Foto: Archimede / Shutterstock.com)

In den letzten Jahren hat die SUISA bereits wichtige Massnahmen umgesetzt, die mehr Effizienz und Qualität bei den Mitgliederservices brachten. Die Darstellung der Abrechnungen wurde überarbeitet. Seit dem Redesign enthalten sie detailliertere Informationen als zuvor. Die Abrechnungen wurden dadurch transparenter. Im Herbst 2015 führte die SUISA Quartalsabrechnungen ein. Seither erhalten die Mitglieder die ihnen zustehenden Vergütungen mindestens vier Mal pro Jahr ausbezahlt.

Seit 2015 stehen den Mitgliedern über das Webportal «Mein Konto» ihre Abrechnungen elektronisch zu Verfügung. Beim Angebot der Online-Dienstleistungen, die die Mitglieder über «Mein Konto» nutzen können, ist Anfang März 2017 ein Update mit Verbesserungen vorgenommen worden: die Werkanmeldung wurde vereinfacht, bei den eigenen Werken kann spezifisch nach Rollen (z. B. Arrangeur) gesucht werden, Subverlagsverträge können neu online gemeldet werden und das Layout des Webportals wurde für die diversen Endgeräte optimiert.

Eine Werkanmeldung bei der SUISA mit dem Tablet von unterwegs, aus dem heimischen Proberaumkeller oder während der Besprechung mit den Ko-Autoren irgendwo im Ausland? Dank «Mein Konto» ist das alles machbar.

Vom Papierversand zum elektronischen Versand

Zunehmend wird auch bei Formularen das Papier durch Online-Erfassung ersetzt. Die elektronische Datenverarbeitung ermöglicht eine effiziente Bearbeitung. Was technisch machbar und sinnvoll ist, wird bei der SUISA hinsichtlich der angebotenen Mitgliederservices regelmässig überprüft. Dabei steht stets auch die Frage im Vordergrund, was die Interessen und Wünsche der Mitglieder sind.

Wollen die Mitglieder der SUISA alle Abrechnungen bzw. Abrechnungsdetails auf Papier zugeschickt erhalten? Oder überwiegt unter den Mitgliedern die Meinung, dass es nur noch elektronische Abrechnungen geben sollte?

Es liegt auf der Hand, dass Kosten gespart werden können, wenn die Abrechnungen nicht mehr ausgedruckt auf Papier per Post verschickt würden. Gegen einen Verzicht auf Papierversand spricht die Tatsache, dass bis anhin nur ca. die Hälfte der aktiven Mitglieder über ein Log-in für «Mein Konto» verfügt. Zudem ist bekannt, dass von einigen Mitglieder die Abrechnungen auf Papier als weiterhin notwendig erachtet wird.

Unter Berücksichtigung solcher Aspekte werden die Mitgliederservices derzeit diskutiert und insbesondere die Vor- und Nachteile der verschiedenen Angebote abgewogen. Entscheide werden im Lauf des Jahres 2017 gefällt werden.

Abrechnungen in «real time»?

Hin und wieder werden wir von Mitgliedern gefragt, ob wir Abrechnungen in «real time» planen. Dies würde bedeuten, dass sobald die Urheberrechtsentschädigung z. B. für ein Konzert einkassiert ist, diese unmittelbar an die Berechtigten verteilt wird. Es gäbe keine Abrechnungstermine mehr für alle, sondern jedes Mitglied würde sein Geld erhalten, sobald es zur Verfügung steht.

Die technologischen Voraussetzungen könnten – mit erheblichem Aufwand – dafür entwickelt werden. Der ganze Verarbeitungsprozess vom Inkasso bis zur Verteilung wäre neu zu analysieren. Insbesondere unser Verteilungsreglement müsste grundlegend geändert werden, da heute viele Bestimmungen nicht für eine Echtzeit-Abrechnung geschaffen sind.

So bleibt abzuklären, ob eine solche Umstellung auch wirklich dem Bedürfnis einer Vielzahl unserer Mitglieder entspricht und ob nicht schon die Quartalsabrechnungen dem Gebot der Effizienz genügen?

Mehr Service, mehr Beratung

Die Dienstleistungen für Mitglieder stehen auf jeden Fall bei der SUISA weiterhin auf dem Prüfstand. Die Devise lautet: so viel Service wie möglich! Zahlreiche Automatisierungsprozesse in der Datenverarbeitung konnten – wie bereits erwähnt – durch neue EDV-Applikationen eingeführt werden. Sie ermöglichen eine effizientere Bearbeitung und bieten die Chance, die gewonnenen Ressourcen anders zu nutzen.

Diese frei gewordene Zeit wird für eine kompetente und persönliche Beratung unserer Mitglieder eingesetzt. Neben aller Effizienzsteigerungen ist der persönliche Kontakt zu unseren Mitgliedern der SUISA weiterhin ein zentrales Anliegen. Die Qualitätssicherung der SUISA-Mitgliederservices werden wir nicht aus den Augen verlieren.

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Mittendrin und voll dabei, die Dienstleistungen für Mitglieder zu verbessern Ein Blick auf das Dienstleistungsangebot der SUISA für ihre Mitglieder zeigt: Während den letzten Jahren gab es Neuerungen, die mehr Effizienz und Qualität gebracht haben. Dazu gehören die detaillierteren Abrechnungen, das Webportal «Mein Konto» und auch die Digitalisierung der Mitgliederdossiers. Mit den Verbesserungen steckt die SUISA mittendrin in einem kontinuierlichen Prozess – und ist voll dabei, wie der Blick nach vorne zeigt: Neu gibt es Quartalsabrechnungen. «Mein Konto» wird weiterentwickelt. Die Werkdatenbank wird technologisch modernisiert. Zudem werden die Mitgliederservices der SUISA grundsätzlich überdacht. Weiterlesen
Neue Online-Formulare für Kunden der SUISA Seit Anfang 2016 stellt die SUISA ihren Kunden neue Online-Formulare zur Verfügung. Das Ziel des neuen Dienstleistungsangebots ist, den Musiknutzenden die Anmeldungen zu erleichtern. Für die SUISA ist die Online-Datenerfassung wegen der effizienten Verarbeitungsmöglichkeit auch von Nutzen. Weiterlesen
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Schneller zum Geld durch Quartalsabrechnungen, einfachere Datenerfassung per Online-Werkanmeldung, digitaler Zugang auf Abrechnungen mit «Mein Konto», mehr Effizienz durch Online-Formulare … Kommen als Nächstes die Abrechnungen in «real time»? Wird in Zukunft auf den Papierversand verzichtet? Von Irène Philipp Ziebold, Direktorin

SUISA-Mitgliederservices: ein Blick zurück, ein Blick nach vorne

Aus dem Proberaumkeller mit dem Tablet bei der SUISA ein Werk anmelden oder die elektronische Abrechnung anschauen? Dank dem Webportal «Mein Konto» ist das möglich. (Foto: Archimede / Shutterstock.com)

In den letzten Jahren hat die SUISA bereits wichtige Massnahmen umgesetzt, die mehr Effizienz und Qualität bei den Mitgliederservices brachten. Die Darstellung der Abrechnungen wurde überarbeitet. Seit dem Redesign enthalten sie detailliertere Informationen als zuvor. Die Abrechnungen wurden dadurch transparenter. Im Herbst 2015 führte die SUISA Quartalsabrechnungen ein. Seither erhalten die Mitglieder die ihnen zustehenden Vergütungen mindestens vier Mal pro Jahr ausbezahlt.

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Neue Online-Formulare für Kunden der SUISA

Seit Anfang 2016 stellt die SUISA ihren Kunden neue Online-Formulare zur Verfügung. Das Ziel des neuen Dienstleistungsangebots ist, den Musiknutzenden die Anmeldungen zu erleichtern. Für die SUISA ist die Online-Datenerfassung wegen der effizienten Verarbeitungsmöglichkeit auch von Nutzen.

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Musiknutzende können der SUISA ihre Anmeldungen über neue Online-Formulare zukommen lassen – den Weg zum Briefkasten kann man sich für andere Gelegenheiten aufsparen. (Foto: Teresa Goepel)

Seit geraumer Zeit bietet die SUISA auf ihrer Website www.suisa.ch Kundenformulare als beschreibbare Word-Dokumente und PDFs an. Internet hin oder her: Auch heute noch treffen immer wieder handschriftlich ausgefüllte Anmeldungen bei der Kundenabteilung ein.

Im Zusammenhang mit dem laufenden Ausbau von webbasierten Anwendungen stellt die SUISA den Musiknutzenden für ihre Anmeldungen seit Januar 2016 neue Online-Formulare zur Verfügung. Die neuen Formulare ermöglichen eine Standardisierung der Datenerfassung sowie eine Automatisierung der Verarbeitungsprozesse. Gleichzeitig kann damit die Datenqualität erhöht werden.

Mit den neuen Online-Formularen will die SUISA den Musiknutzenden das Anmeldeverfahren erleichtern. Beim Ausfüllen der neuen Formulare können online feldbezogene Hilfestellungen und Erläuterungen angeboten werden. Durch Auswahlmöglichkeiten und Vorgabe von Werten und Angaben über Drop-Down-Menüs sind weitere unterstützende Funktionen möglich.

Verfügbarkeit der Online-Formulare

Die ersten vier Online-Formulare für die Tarife VN und VI stehen in den Sprachen Deutsch, Französisch, Italienisch und Englisch seit Anfang 2016 zur Verfügung. Weitere Online-Formulare werden folgen. Geplant sind als Nächstes die Online-Versionen der Formulare für die Tarife PIe (normales Einzelgeschäft sowie Eigenproduktion) und GT3a.

Nicht nur für Kunden sondern auch für Mitglieder sind Online-Formulare zum Beispiel für die Anmeldung von Neumitgliedschaften von Urhebern und Verlegern sowie für die Generalversammlung 2016 vorgesehen. Für Mitglieder gibt es bereits das passwortgeschützte, persönliche Online-Benutzerkonto «Mein Konto». Mit der Einführung der Online-Formulare für Musiknutzende wird der Grundstein gelegt, dass später auch persönliche Online-Konten für Kunden angeboten werden können.

Über folgende Links gelangt man zu den aktuell verfügbaren Online-Formularen:

VN-A: Anmeldung Tonbildträger mit Werbecharakter für TV, Kino und/oder Internet
Online-Formulare_VN_A_DE

VN-B: Anmeldung anderer Tonbildträger (z.B. Firmenfilm, Amateurfilm, Diplomfilm, Dia-Show)
Online-Formulare_VN_B_DE

VN-C: Anmeldung Tonbildträger ohne Werbecharakter für TV, Kino, Festivals und/oder VoD-Plattformen
Online-Formulare_VN_C_DE

Anmeldung VI: Aufnehmen von Musik auf Tonbildträger für Abgabe ans Publikum
Online-Formulare_Tarif_VI_DE

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Seit Anfang 2016 stellt die SUISA ihren Kunden neue Online-Formulare zur Verfügung. Das Ziel des neuen Dienstleistungsangebots ist, den Musiknutzenden die Anmeldungen zu erleichtern. Für die SUISA ist die Online-Datenerfassung wegen der effizienten Verarbeitungsmöglichkeit auch von Nutzen.

Online-Formulare-Liebesbriefe_DE

Musiknutzende können der SUISA ihre Anmeldungen über neue Online-Formulare zukommen lassen – den Weg zum Briefkasten kann man sich für andere Gelegenheiten aufsparen. (Foto: Teresa Goepel)

Seit geraumer Zeit bietet die SUISA auf ihrer Website www.suisa.ch Kundenformulare als beschreibbare Word-Dokumente und PDFs an. Internet hin oder her: Auch heute noch treffen immer wieder handschriftlich ausgefüllte Anmeldungen bei der Kundenabteilung ein.

Im Zusammenhang mit dem laufenden Ausbau von webbasierten Anwendungen stellt die SUISA den Musiknutzenden für ihre Anmeldungen seit Januar 2016 neue Online-Formulare zur Verfügung. Die neuen Formulare ermöglichen eine Standardisierung der Datenerfassung sowie eine Automatisierung der Verarbeitungsprozesse. Gleichzeitig…Weiterlesen

Mittendrin und voll dabei, die Dienstleistungen für Mitglieder zu verbessern

Ein Blick auf das Dienstleistungsangebot der SUISA für ihre Mitglieder zeigt: Während den letzten Jahren gab es Neuerungen, die mehr Effizienz und Qualität gebracht haben. Dazu gehören die detaillierteren Abrechnungen, das Webportal «Mein Konto» und auch die Digitalisierung der Mitgliederdossiers. Mit den Verbesserungen steckt die SUISA mittendrin in einem kontinuierlichen Prozess – und ist voll dabei, wie der Blick nach vorne zeigt: Neu gibt es Quartalsabrechnungen. «Mein Konto» wird weiterentwickelt. Die Werkdatenbank wird technologisch modernisiert. Zudem werden die Mitgliederservices der SUISA grundsätzlich überdacht. Text von Irène Philipp Ziebold, Direktorin

I-Philipp-2014

Irène Philipp Ziebold leitet das Departement «Mitgliederdienste und Verteilung» seit Juli 2010 als Direktorin. (Foto: Juerg Isler, isler-fotografie.ch)

Ab 2016 rechnet die SUISA einen grossen Teil der Einnahmen vierteljährlich ab. Mit diesen neuen Quartalsabrechnungen im März, Juni, September und Dezember verteilt die SUISA die Urheberrechtsvergütungen rascher an die Mitglieder. Zusätzlich wird die Übersichtlichkeit der Abrechnungen gesteigert. Dank der Zusammenfassung diverser Abrechnungssparten können ausserdem die Kosten reduziert werden.

Online-Dienstleistungen für Mitglieder

Unsere Strategie bezüglich Online-Dienstleistungen für Mitglieder beruht auf drei Pfeilern: Zum einen gibt es grundsätzlich unsere Websites (www.suisa.ch und www.suisablog.ch), auf denen wir vielfältige Informationen veröffentlichen. Zum anderen entwickeln wir Online-Formulare für einen effizienten Meldeprozess. Drittens bieten wir den Mitgliedern mit «Mein Konto» einen elektronischen Zugang/Einblick in ihre Daten und Abrechnungen.

Das Webportal «Mein Konto» wird in den nächsten Jahren laufend weiterentwickelt. So soll es unter anderem möglich werden, dass Stammdaten vom Mitglied selber aktualisiert, Nutzungsanfragen online gestellt, Kontoauszüge jederzeit generiert und zusätzliche Abrechnungsfunktionalitäten angeboten werden können.

Im Zuge der neuen IT-Strategie wird auch die Werkdatenbank der SUISA in eine moderne Technologie überführt. Damit erhalten wir eine bessere Performance, vermeiden verschiedene Medienbrüche und erreichen die vollständige Integration in die EDV-Zielarchitektur. Das alles trägt wesentlich zur Effizienzsteigerung bei.

Mitgliederservices auf dem Prüfstand

Zuguterletzt überdenken wir unsere Mitgliederservices. Bei all unseren Bemühungen, unsere Dienstleistungen zu optimieren, handelt es sich um einen Balanceakt zwischen Quantität und Qualität. Fast eine Verdoppelung der Mitgliederzahlen in zehn Jahren, fünfmal mehr Werkanmeldungen in derselben Zeit, ohne dass die Einnahmen im gleichen Verhältnis wachsen – diese Tatsache stellt die SUISA in Bezug auf die Mitgliederservices immer wieder vor neue Herausforderungen.

Die Qualität muss stimmen und die Kosten müssen unter Kontrolle sein! Für 2016 haben wir ein Projekt gestartet, das zum Ziel hat, einen Dienstleistungskatalog zu erstellen, aus dem hervorgeht, zu welchen Bedingungen wir künftig welche Dienstleistungen unseren Mitgliedern anbieten wollen.

Mittendrin und voll dabei: Gewisse Meilensteine liegen hinter uns, die anderen packen wir an. Herzlichen Dank für Ihr Vertrauen!

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Ein Blick auf das Dienstleistungsangebot der SUISA für ihre Mitglieder zeigt: Während den letzten Jahren gab es Neuerungen, die mehr Effizienz und Qualität gebracht haben. Dazu gehören die detaillierteren Abrechnungen, das Webportal «Mein Konto» und auch die Digitalisierung der Mitgliederdossiers. Mit den Verbesserungen steckt die SUISA mittendrin in einem kontinuierlichen Prozess – und ist voll dabei, wie der Blick nach vorne zeigt: Neu gibt es Quartalsabrechnungen. «Mein Konto» wird weiterentwickelt. Die Werkdatenbank wird technologisch modernisiert. Zudem werden die Mitgliederservices der SUISA grundsätzlich überdacht. Text von Irène Philipp Ziebold, Direktorin

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